
Whitetail Properties
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Vertrieb & Einnahmen
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Interprefy, ein führender Anbieter von Live-Dolmetschdiensten, sah sich mit einer Situation konfrontiert, die viele Unternehmen als Glücksfall betrachten würden: zu viele Leads.
Die Nachfrage nach ihren Services war enorm, was zu einer Flut von Anfragen von Unternehmen aller Branchen und Größen führte. Doch dieser Überfluss brachte eigene Herausforderungen mit sich. Das Vertriebsteam hatte Schwierigkeiten, das überwältigende Volumen zu bewältigen, und verbrachte mehr Zeit mit der Sortierung unqualifizierter Leads als mit der Konzentration auf hochwertige Chancen.
Die Situation war nicht tragbar. Um den „Lärm“ zu reduzieren, versuchte Interprefy, den Formularprozess zu verschärfen und viele Qualifikationsfragen bereits zu Beginn zu stellen. Dies schadete jedoch der Markenerfahrung und stand im Widerspruch zum freundlichen, unterstützenden Ton des Unternehmens. Damit riskierte man, wertvolle Interessenten zu verlieren. Eine Veränderung war notwendig.
„Wir hatten so viele Leads, dass es zu einem Engpass für unser Vertriebsteam wurde. Unsere Mitarbeiter waren überfordert und kämpften damit, herauszufinden, welche Leads es wert waren, verfolgt zu werden. Die schiere Menge übertönte die Qualität.“
Angesichts dieser Herausforderung entschied sich Interprefy zu einem mutigen Schritt: der Einsatz von KI-gestützten Agenten, um die Lead-Bearbeitung neu zu denken – unterstützt von Huble mit CRM-Automatisierung über HubSpot.
Die Vision? Dem Vertriebsteam Zeit sparen und den Fokus auf hochwertige Interessenten ermöglichen, indem virtuelle KI-Agenten die Qualifikation übernehmen – und gleichzeitig ein besseres, reibungsloses Markenerlebnis schaffen.
Das Ziel des Piloten war klar: die Zuverlässigkeit der Technologie validieren, die Akzeptanz bei den Interessenten prüfen und den ROI nachweisen. Der Pilot kombinierte Interprefys KI-basierte Engagement-Ebene mit CRM-Automatisierung, um einen reibungsloseren und skalierbareren Qualifikationsprozess zu schaffen.
Für die Pilotphase wurde ein A/B-Test durchgeführt: das bereits bestehende lange Formular versus eine kürzere Version, die von KI-gestütztem Outreach begleitet wurde. Sobald ein Interessent ein Formular auf der Interprefy-Website ausfüllte, wurden seine Daten automatisch in HubSpot erfasst.
Nur die wichtigsten Felder wurden in der kürzeren Version abgefragt, um sicherzustellen, dass die Qualifikation auch möglich blieb, falls das KI-Telefonat nicht abgeschlossen wurde. Anschließend half Ask Breeze, wichtige Eigenschaften anhand des Freitextfeldes „Erzählen Sie uns mehr über Ihre Anfrage“ anzureichern. Diese Information war später entscheidend, um Anfragen auszuschließen.
Innerhalb von 15 Minuten nach Formularübermittlung startete der KI-Agent einen Anruf. Brad, der KI-Agent, rief den Interessenten an, stellte Interprefy vor, stellte strukturierte Qualifikationsfragen und erfasste die Antworten in Echtzeit. Diese wurden in spezifischen Eigenschaften gespeichert; Transkripte und Aufzeichnungen wurden der Kontaktakte beigefügt.
Falls der Anruf nicht entgegengenommen wurde, folgte eine E-Mail als zweiter Kontaktpunkt mit denselben Schlüsselfragen.
Nach den KI-Interaktionen und E-Mail-Follow-ups wurden die Leads automatisiert weitergeleitet:
Der Agentic-KI-Agent von Interprefy wurde durch die Integration eines leistungsstarken Technologie-Stacks möglich, bei dem jedes Tool eine entscheidende Rolle bei der Automatisierung und Optimierung des Qualifikationsprozesses spielte.
Interprefys KI-Agent basierte auf einer koordinierten Kombination aus Vapi, n8n, Make.com und HubSpot – Tools, die gemeinsam die Lead-Qualifikation von einem manuellen Prozess in einen dynamischen, Echtzeit-Kanal verwandelten.
Das System lieferte sofortige, personalisierte Antworten und stellte dem Vertriebsteam datengestützte Insights bereit, um hochwertige Chancen sicher zu priorisieren. Das Ergebnis: eine KI-gestützte Lead-Management-Lösung, die Effizienz steigerte und ein modernes, einprägsames Markenerlebnis schuf.
Die Reise begann mit HubSpot, wo das Website-Formular die eingehenden Anfragen erfasste. Anstatt Interessenten mit endlosen Qualifikationsfragen zu belasten, wurde das Formular bewusst kurz gehalten – ein benutzerfreundlicher Einstieg in die Vertriebspipeline.
„Das Huble-Team war während der Pilotphase von unschätzbarem Wert, indem es die HubSpot-Prozesse optimierte und eine reibungslose CRM-Integration unserer KI-Lösung sicherstellte.“
Nach zwei Monaten Test waren die Ergebnisse der KI-gestützten Lösung beeindruckend. Die Lösung von Interprefy, unterstützt durch HubSpot-Automatisierung, half, das Rauschen in der Lead-Pipeline zu reduzieren und ermöglichte dem Vertriebsteam, sich auf qualitativ hochwertigere Leads zu konzentrieren, die mit größerer Wahrscheinlichkeit zu Kunden wurden. Außerdem waren die Interessenten begeistert von der Erfahrung, mit einem KI-Agenten zu sprechen.
„Wir sahen sofort eine Verbesserung der Effizienz. Die Vertriebsmitarbeiter verbrachten weniger Zeit mit irrelevanten Leads und mehr Zeit mit hochwertigen Interessenten. Für das Team war es eine Erleichterung, und wir sahen die Conversion-Raten steigen.“
„Wir haben Fälle erlebt, in denen Gespräche viel länger dauerten als erwartet (18 Minuten) – die Leute vergaßen dabei, dass sie mit einem Roboter sprachen.“
Nach einem erfolgreichen Piloten sucht Interprefy nun nach Möglichkeiten, die KI-Lösung weiter auszubauen und zu verbessern – mit Huble weiterhin als Partner für die Abstimmung von CRM und Automatisierung.
Kurzfristig geplant:
„Das Schöne an diesem System ist seine Anpassungsfähigkeit. Je mehr Daten wir sammeln, desto mehr Erkenntnisse gewinnen wir, die es uns ermöglichen, das Lernen der KI kontinuierlich zu verfeinern, Anrufskripte anzupassen und ihre Effektivität zu steigern. Mit jeder Interaktion verbessert sich das System, sodass es sich weiterentwickelt, um den sich ändernden Marktanforderungen gerecht zu werden.“
Dieser Pilot zeigte das Potenzial der Kombination von KI-gesteuertem Engagement mit CRM-Automatisierung zur Straffung der Vertriebsqualifikation. Hier sind die wichtigsten Erkenntnisse aus unserer Reise:
„Indem wir KI eingesetzt haben, sind wir ein kalkuliertes Risiko eingegangen – und es hat sich ausgezahlt. Das Feedback unseres Vertriebsteams war überwältigend positiv, und die Möglichkeit, sich auf hochwertige Leads zu konzentrieren, hat unseren Vertriebsprozess transformiert. Wir freuen uns darauf, die Lösung weiter zu verfeinern und für die Zukunft zu skalieren.“
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