Von überfordert zu optimiert: Wie Interprefy die Vertriebseffizienz mit KI um 27 % steigerte

Wenn zu viele Leads zum Problem werden: Interprefys Herausforderung, Qualität zu priorisieren

Interprefy, ein führender Anbieter von Live-Dolmetschdiensten, sah sich mit einer Situation konfrontiert, die viele Unternehmen als Glücksfall betrachten würden: zu viele Leads.


Die Nachfrage nach ihren Services war enorm, was zu einer Flut von Anfragen von Unternehmen aller Branchen und Größen führte. Doch dieser Überfluss brachte eigene Herausforderungen mit sich. Das Vertriebsteam hatte Schwierigkeiten, das überwältigende Volumen zu bewältigen, und verbrachte mehr Zeit mit der Sortierung unqualifizierter Leads als mit der Konzentration auf hochwertige Chancen.

 

Die Situation war nicht tragbar. Um den „Lärm“ zu reduzieren, versuchte Interprefy, den Formularprozess zu verschärfen und viele Qualifikationsfragen bereits zu Beginn zu stellen. Dies schadete jedoch der Markenerfahrung und stand im Widerspruch zum freundlichen, unterstützenden Ton des Unternehmens. Damit riskierte man, wertvolle Interessenten zu verlieren. Eine Veränderung war notwendig.

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Sven Schumacher
Marketing-Leiter

„Wir hatten so viele Leads, dass es zu einem Engpass für unser Vertriebsteam wurde. Unsere Mitarbeiter waren überfordert und kämpften damit, herauszufinden, welche Leads es wert waren, verfolgt zu werden. Die schiere Menge übertönte die Qualität.“

Wie KI-Agenten Interprefys Lead-Prozess transformierten

Angesichts dieser Herausforderung entschied sich Interprefy zu einem mutigen Schritt: der Einsatz von KI-gestützten Agenten, um die Lead-Bearbeitung neu zu denken – unterstützt von Huble mit CRM-Automatisierung über HubSpot. 

 

Die Vision? Dem Vertriebsteam Zeit sparen und den Fokus auf hochwertige Interessenten ermöglichen, indem virtuelle KI-Agenten die Qualifikation übernehmen – und gleichzeitig ein besseres, reibungsloses Markenerlebnis schaffen.

 

Das Ziel des Piloten war klar: die Zuverlässigkeit der Technologie validieren, die Akzeptanz bei den Interessenten prüfen und den ROI nachweisen. Der Pilot kombinierte Interprefys KI-basierte Engagement-Ebene mit CRM-Automatisierung, um einen reibungsloseren und skalierbareren Qualifikationsprozess zu schaffen.

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Die Automatisierungsreise

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01 – Formularübermittlung & Datenerweiterung

Für die Pilotphase wurde ein A/B-Test durchgeführt: das bereits bestehende lange Formular versus eine kürzere Version, die von KI-gestütztem Outreach begleitet wurde. Sobald ein Interessent ein Formular auf der Interprefy-Website ausfüllte, wurden seine Daten automatisch in HubSpot erfasst.

 

Nur die wichtigsten Felder wurden in der kürzeren Version abgefragt, um sicherzustellen, dass die Qualifikation auch möglich blieb, falls das KI-Telefonat nicht abgeschlossen wurde. Anschließend half Ask Breeze, wichtige Eigenschaften anhand des Freitextfeldes „Erzählen Sie uns mehr über Ihre Anfrage“ anzureichern. Diese Information war später entscheidend, um Anfragen auszuschließen.

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02 – Telefonanrufe durch KI-Agenten

Innerhalb von 15 Minuten nach Formularübermittlung startete der KI-Agent einen Anruf. Brad, der KI-Agent, rief den Interessenten an, stellte Interprefy vor, stellte strukturierte Qualifikationsfragen und erfasste die Antworten in Echtzeit. Diese wurden in spezifischen Eigenschaften gespeichert; Transkripte und Aufzeichnungen wurden der Kontaktakte beigefügt.

 

Falls der Anruf nicht entgegengenommen wurde, folgte eine E-Mail als zweiter Kontaktpunkt mit denselben Schlüsselfragen.

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03 – Automatisiertes Lead-Routing & -Kategorisierung

Nach den KI-Interaktionen und E-Mail-Follow-ups wurden die Leads automatisiert weitergeleitet:

  • Von Ask Breeze identifizierte, disqualifizierte Leads erhielten automatisch eine Absage-Mail.
  • Alle anderen Leads wurden qualifiziert und an die Vertriebs- oder Partnerteams übergeben – oder in ein Nurturing-Programm aufgenommen.

So erhielt das Vertriebsteam nicht nur weniger „Rauschen“, sondern auch deutlich mehr Informationen zu den Anwendungsfällen, was gezieltere und tiefere Folgegespräche ermöglichte.

Die Technologie hinter dem Agentic-KI-Erlebnis

Der Agentic-KI-Agent von Interprefy wurde durch die Integration eines leistungsstarken Technologie-Stacks möglich, bei dem jedes Tool eine entscheidende Rolle bei der Automatisierung und Optimierung des Qualifikationsprozesses spielte.

 

Interprefys KI-Agent basierte auf einer koordinierten Kombination aus Vapi, n8n, Make.com und HubSpot – Tools, die gemeinsam die Lead-Qualifikation von einem manuellen Prozess in einen dynamischen, Echtzeit-Kanal verwandelten.

 

Das System lieferte sofortige, personalisierte Antworten und stellte dem Vertriebsteam datengestützte Insights bereit, um hochwertige Chancen sicher zu priorisieren. Das Ergebnis: eine KI-gestützte Lead-Management-Lösung, die Effizienz steigerte und ein modernes, einprägsames Markenerlebnis schuf.

 

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HubSpot

Die Reise begann mit HubSpot, wo das Website-Formular die eingehenden Anfragen erfasste. Anstatt Interessenten mit endlosen Qualifikationsfragen zu belasten, wurde das Formular bewusst kurz gehalten – ein benutzerfreundlicher Einstieg in die Vertriebspipeline.

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Make.com

Nach der Übermittlung übernahm Make.com (ehemals Integromat) und startete sofort eine Automatisierung, die einen ausgehenden KI-Anruf auslöste.
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Vapi

Hier kam Vapi ins Spiel: unsere Plattform für KI-gestützte Sprachagenten schuf ein natürliches, menschlich wirkendes Erlebnis. Innerhalb weniger Minuten rief Brad den Interessenten an, begrüßte ihn persönlich und führte ihn durch sorgfältig gestaltete Qualifikationsfragen. Brad erfasste wichtige Details – Motivation, Zeitplan, Budget, benötigte Sprachen – und beantwortete Fragen präzise, stets im Premium- und Service-orientierten Ton von Interprefy.
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n8n

Nach dem Anruf wurden die strukturierten Gesprächsdaten – inklusive Antworten und Transkript – von Vapi gesammelt. Diese Informationen wurden per Webhook an n8n übermittelt, das die Daten verarbeitete und die entsprechenden HubSpot-Feldeigenschaften aktualisierte. Damit erhielt das Vertriebsteam verwertbare Insights – vergleichbar mit den detaillierten Notizen eines SDR-Erstgesprächs – ganz ohne manuellen Aufwand.
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Sven Schumacher
Sven Schumacher
Marketing-Leiter

„Das Huble-Team war während der Pilotphase von unschätzbarem Wert, indem es die HubSpot-Prozesse optimierte und eine reibungslose CRM-Integration unserer KI-Lösung sicherstellte.“

Innovation zahlte sich aus

Die Ergebnisse

Nach zwei Monaten Test waren die Ergebnisse der KI-gestützten Lösung beeindruckend. Die Lösung von Interprefy, unterstützt durch HubSpot-Automatisierung, half, das Rauschen in der Lead-Pipeline zu reduzieren und ermöglichte dem Vertriebsteam, sich auf qualitativ hochwertigere Leads zu konzentrieren, die mit größerer Wahrscheinlichkeit zu Kunden wurden. Außerdem waren die Interessenten begeistert von der Erfahrung, mit einem KI-Agenten zu sprechen.

27 % schnellere Lead-Qualifikation
Die Vertriebsmitarbeiter reduzierten die Zeit für die Sortierung unqualifizierter Leads um mehr als ein Viertel und konnten sich stärker auf hochwertige Interessenten konzentrieren.
32 % Engagement-Rate, 8 % Conversion
KI-gestützte Anrufe erreichten fast ein Drittel der Leads, wobei 8 % dieser Gespräche im Trichter weitergeführt wurden und zu Kunden wurden.
+67 % Steigerung der Team-Moral
Die Zufriedenheit im Team stieg um zwei Drittel, da sich die Mitarbeiter auf hochwertige Chancen konzentrieren konnten, statt auf Sackgassen. Einer meinte sogar: „Wir wollen, dass jeder auf Brad antwortet.“
50 % Zufriedenheit, NPS 8,2
Die Hälfte der Befragten bewertete ihr KI-Anruferlebnis sehr positiv, mit einer durchschnittlichen Bewertung von 9/10 und einem NPS von 8,2. Viele lobten, wie menschlich Brad klang, und beschrieben die Interaktionen als hilfreich.
Sven Schumacher
Sven Schumacher
Interprefy

„Wir sahen sofort eine Verbesserung der Effizienz. Die Vertriebsmitarbeiter verbrachten weniger Zeit mit irrelevanten Leads und mehr Zeit mit hochwertigen Interessenten. Für das Team war es eine Erleichterung, und wir sahen die Conversion-Raten steigen.“

Sven Schumacher
Sven Schumacher
Interprefy

„Wir haben Fälle erlebt, in denen Gespräche viel länger dauerten als erwartet (18 Minuten) – die Leute vergaßen dabei, dass sie mit einem Roboter sprachen.“

Skalierung: Die KI-Lösung für die Zukunft weiterentwickeln

Nach einem erfolgreichen Piloten sucht Interprefy nun nach Möglichkeiten, die KI-Lösung weiter auszubauen und zu verbessern – mit Huble weiterhin als Partner für die Abstimmung von CRM und Automatisierung.

Kurzfristig geplant:

  • Erweiterung der Sprachunterstützung auf wichtige strategische Märkte
  • Automatisierung des Post-Call-Follow-ups mit Inhalten, die auf die im Formular oder KI-Anruf erfasste Anfrage zugeschnitten sind
  • Website-Chatbot, trainiert mit einer soliden Wissensbasis
  • Agentic Prospecting der Datenbank
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Sven Schumacher
Sven Schumacher
Interprefy

„Das Schöne an diesem System ist seine Anpassungsfähigkeit. Je mehr Daten wir sammeln, desto mehr Erkenntnisse gewinnen wir, die es uns ermöglichen, das Lernen der KI kontinuierlich zu verfeinern, Anrufskripte anzupassen und ihre Effektivität zu steigern. Mit jeder Interaktion verbessert sich das System, sodass es sich weiterentwickelt, um den sich ändernden Marktanforderungen gerecht zu werden.“

Erkenntnisse aus Interprefys KI-Reise

Dieser Pilot zeigte das Potenzial der Kombination von KI-gesteuertem Engagement mit CRM-Automatisierung zur Straffung der Vertriebsqualifikation. Hier sind die wichtigsten Erkenntnisse aus unserer Reise:

  • KI ergänzt den Menschen, ersetzt ihn aber nicht. Die KI-gesteuerte Lösung geht nicht um Automatisierung um der Automatisierung willen, sondern darum, den Vertriebsmitarbeitern die Freiheit zu geben, sich auf wertvollere Aktivitäten zu konzentrieren.
  • KI ist ein fortlaufender Prozess. Sie erfordert ständiges Testen, Iteration und Verfeinerung. Der Erfolg des Systems liegt in seiner Fähigkeit, sich weiterzuentwickeln.
  • Die Integration von KI mit HubSpot ermöglichte ein nahtloses, datengesteuertes Lead-Qualifikationssystem, das Interprefy half, die Vertriebseffizienz zu verbessern, ohne den menschlichen Touch zu verlieren.

Da immer mehr Unternehmen beginnen, KI-gesteuerte Vertriebslösungen zu erforschen, bietet die Geschichte von Interprefy ein eindrucksvolles Beispiel dafür, wie KI den Vertriebsprozess verbessern und Teams befähigen kann, effektiver, effizienter und fokussierter auf die richtigen Chancen zu arbeiten.
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Sven Schumacher
Sven Schumacher
Interprefy

„Indem wir KI eingesetzt haben, sind wir ein kalkuliertes Risiko eingegangen – und es hat sich ausgezahlt. Das Feedback unseres Vertriebsteams war überwältigend positiv, und die Möglichkeit, sich auf hochwertige Leads zu konzentrieren, hat unseren Vertriebsprozess transformiert. Wir freuen uns darauf, die Lösung weiter zu verfeinern und für die Zukunft zu skalieren.“

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