D’un flux écrasant à une efficacité optimisée :
comment Interprefy a amélioré son efficacité commerciale de 27 % grâce à l’IA

Quand trop de leads deviennent un problème : la difficulté d’Interprefy à prioriser la qualité

Interprefy, fournisseur leader de services d’interprétation en direct, s’est retrouvé confronté à une situation que beaucoup d’entreprises considéreraient comme enviable : un excès de leads.


Leurs services étaient très demandés, générant un afflux massif de demandes provenant d’entreprises de tous secteurs et de toutes tailles. Cependant, cette abondance a créé ses propres défis. L’équipe commerciale avait du mal à gérer ce volume écrasant, passant plus de temps à trier des leads non qualifiés qu’à se concentrer sur les opportunités à forte valeur.

 

La situation n’était pas tenable. Pour réduire le « bruit », Interprefy a tenté d’augmenter la friction via un formulaire plus détaillé, avec de nombreuses questions de qualification dès le départ. Mais cela a nui à l’expérience de marque et entrait en conflit avec le ton amical et bienveillant de l’entreprise. Le risque était de décourager des prospects de valeur. Un changement s’imposait.

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Sven Schumacher
Directeur Marketing

« Nous avions tellement de leads que cela devenait un goulot d’étranglement pour notre équipe commerciale. Nos représentants étaient dépassés, peinant à identifier quels leads méritaient d’être poursuivis. Le volume seul étouffait la qualité. »

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Sven Schumacher
Directeur Marketing

« Sans changement, nous risquions de passer à côté d’opportunités à fort potentiel. Nous avions besoin d’un moyen de distinguer l’essentiel du superflu – c’est ainsi qu’est née l’idée d’un agent IA. »

Comment les agents IA ont transformé le processus de qualification des leads

Face à ce défi, Interprefy a adopté une approche audacieuse en explorant l’usage d’agents IA pour repenser le traitement des leads, avec le soutien de Huble sur l’automatisation CRM via HubSpot.

 

La vision ? Permettre à l’équipe commerciale de gagner du temps et de se concentrer sur les prospects à forte valeur en « embauchant » virtuellement une équipe d’agents IA pour gérer la qualification, tout en offrant une expérience fluide et sans friction.

 

L’objectif du pilote était clair : valider la fiabilité de la technologie, mesurer l’acceptation des prospects et démontrer son retour sur investissement. Le projet a combiné la couche d’engagement IA d’Interprefy avec l’automatisation CRM, créant ainsi un parcours de qualification plus simple et évolutif.

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Le parcours d’automatisation

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01 – Soumission du formulaire & enrichissement des données

Un test A/B a été mis en place entre le formulaire long déjà en ligne et une version plus courte, soutenue par l’IA. Lorsqu’un prospect remplissait un formulaire sur le site d’Interprefy, ses informations étaient automatiquement capturées dans HubSpot.



Seuls les champs essentiels étaient requis dans la version courte, pour que la qualification reste possible même si l’appel IA n’était pas mené à son terme. Ensuite, Ask Breeze enrichissait certaines données clés à partir du champ texte libre « Dites-nous en plus sur votre demande ». Cet élément était crucial pour disqualifier certaines demandes.

 

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02 – Appels téléphoniques menés par un agent IA

Une fois le formulaire soumis, l’agent IA lançait un appel dans les 15 minutes. Brad, l’agent IA, appelait le prospect, présentait Interprefy, posait des questions de qualification structurées et collectait les réponses en temps réel. Les réponses étaient enregistrées dans des propriétés spécifiques, avec transcription et enregistrement joints au dossier.

 

Si l’appel n’était pas décroché, un email de suivi était envoyé comme second point de contact, reprenant les questions essentielles.

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03 – Routage et catégorisation automatiques des leads

Après les interactions IA et suivis email, les leads étaient orientés automatiquement selon leurs réponses :

 

  • Les leads disqualifiés identifiés par Ask Breeze recevaient un email automatisé expliquant l’absence d’adéquation.
  • Les autres leads étaient transmis aux équipes commerciales ou partenaires pour suivi, ou bien inscrits dans un programme de nurturing.

Résultat : l’équipe commerciale recevait moins de « bruit », mais davantage d’informations contextuelles, permettant des échanges plus directs et approfondis avec les prospects, au lieu de perdre du temps en appels exploratoires.

La technologie derrière l’expérience Agentic AI

L’Agent IA d’Interprefy a été rendu possible grâce à l’intégration d’un stack technologique puissant, chaque outil jouant un rôle essentiel dans l’automatisation et l’amélioration du processus de qualification des leads.

L’Agent IA d’Interprefy reposait sur une combinaison coordonnée de Vapi, n8n, Make.com et HubSpot – des outils qui, ensemble, ont transformé la qualification des leads d’un processus manuel en un canal d’engagement dynamique et en temps réel.

Le système offrait des réponses instantanées et personnalisées aux prospects tout en fournissant à l’équipe commerciale des insights riches en données, leur permettant de prioriser en toute confiance les opportunités à forte valeur. Le résultat : une solution de gestion des leads pilotée par l’IA qui a accru l’efficacité et créé une expérience de marque moderne et mémorable.

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HubSpot

L’histoire a commencé avec HubSpot, où le formulaire du site web capturait les demandes entrantes. Plutôt que de surcharger les prospects avec une série interminable de questions de qualification, le formulaire a été volontairement gardé court – créant ainsi un point d’entrée fluide et convivial dans le pipeline commercial.

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Make.com

Dès la soumission du formulaire, Make.com (anciennement Integromat) prenait le relais, lançant instantanément une automatisation qui déclenchait un appel sortant piloté par l’IA.
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Vapi

C’est là qu’intervenait Vapi : notre plateforme d’agent vocal IA créait une expérience conversationnelle et humaine. Dans les minutes suivant la soumission du formulaire, l’agent IA, Brad, appelait le prospect, l’accueillait par un message personnalisé et le guidait à travers des questions de qualification soigneusement conçues. Brad capturait des détails cruciaux — motivation de la demande, calendrier de l’événement, budget estimé, langues requises — et répondait aux questions du prospect avec précision, tout en maintenant le ton premium et bienveillant d’Interprefy.
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n8n

Une fois l’appel IA terminé, les données structurées de la conversation — y compris les réponses du prospect et une transcription de l’appel — étaient compilées par Vapi. Ces données étaient immédiatement envoyées via un webhook vers n8n, l’outil d’automatisation de workflows, qui analysait l’information et mettait à jour les propriétés correspondantes du contact dans HubSpot. En enrichissant chaque fiche lead avec des insights détaillés de qualification — équivalents aux notes complètes d’un appel d’introduction SDR — l’équipe commerciale recevait une intelligence exploitable sans lever le petit doigt.
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Sven Schumacher
Sven Schumacher
Directeur Marketing

« L’équipe Huble a été précieuse lors de la phase pilote, en optimisant les processus HubSpot et en assurant une intégration fluide de notre solution IA avec le CRM. »

L’innovation a porté ses fruits

Les résultats

Après deux mois de test, les résultats de la solution pilotée par l’IA ont été impressionnants.


La solution IA d’Interprefy, soutenue par l’automatisation HubSpot, a permis de réduire le bruit dans le pipeline de leads, donnant à l’équipe commerciale la possibilité de se concentrer sur des leads de meilleure qualité, avec une probabilité accrue de conversion en clients.

De plus, les prospects ont été surpris et ravis par l’expérience de dialoguer avec un agent IA.

27 % de gain de temps dans la qualification des leads
Les commerciaux ont réduit de plus d’un quart le temps passé à trier les leads non qualifiés, ce qui leur a permis de se concentrer sur les prospects à forte valeur.
32 % de taux d’engagement, 8 % de conversion
Les appels pilotés par l’IA ont engagé près d’un tiers des leads, dont 8 % ont progressé dans l’entonnoir pour devenir clients.
+67 % de moral dans l’équipe commerciale
La satisfaction de l’équipe a bondi des deux tiers, les représentants se concentrant sur de vraies opportunités plutôt que sur des impasses. Comme l’a dit l’un d’eux : « Nous voulons que tout le monde réponde à Brad. »
50 % de satisfaction, NPS 8,2
La moitié des répondants ont évalué leur expérience d’appel IA très positivement, avec une moyenne de 9/10 et un NPS de 8,2.
Beaucoup ont loué le caractère naturel de la voix de Brad et décrit les interactions comme utiles.
Sven Schumacher
Sven Schumacher
Interprefy

« Nous avons immédiatement constaté une amélioration de l’efficacité. Les commerciaux passaient moins de temps à trier des leads non pertinents et plus de temps à travailler avec des prospects à forte valeur. Cela a été un soulagement pour l’équipe, et nous avons vu les taux de conversion augmenter. »

Sven Schumacher
Sven Schumacher
Interprefy

« Nous avons même vu des conversations durer beaucoup plus longtemps que prévu (jusqu’à 18 minutes), les gens oubliant parfois qu’ils parlaient à un robot. »

Passage à l’échelle : faire évoluer la solution IA pour l’avenir

Avec le succès du pilote, Interprefy cherche désormais à élargir et améliorer encore sa solution IA — avec Huble continuant à soutenir l’alignement CRM et automatisation.

À court terme :

 

  • Étendre le support linguistique aux marchés stratégiques clés.
  • Automatiser le suivi post-appel avec du contenu personnalisé selon la demande capturée via le formulaire ou l’appel IA.
  • Déployer un chatbot web entraîné sur une base de connaissances solide.
  • Lancer une prospection agentique de la base de données.
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Sven Schumacher
Sven Schumacher
Interprefy

« La beauté de ce système, c’est son adaptabilité. Plus nous collectons de données, plus nous gagnons en insights, ce qui nous permet d’affiner continuellement l’apprentissage de l’IA, d’ajuster les scripts d’appel et d’améliorer son efficacité.Avec chaque interaction, le système s’améliore, garantissant qu’il évolue pour répondre aux exigences changeantes du marché. »

Insights tirés du parcours IA d’Interprefy

Ce pilote a démontré le potentiel de la combinaison entre engagement piloté par l’IA et automatisation CRM pour rationaliser la qualification des leads.

Les principaux enseignements :

  • L’IA complète l’humain, elle ne le remplace pas. La solution n’est pas de l’automatisation pour l’automatisation : elle libère les commerciaux pour qu’ils se concentrent sur des activités à plus forte valeur.
  • L’IA est un processus continu, qui requiert des tests constants, de l’itération et du perfectionnement. Le succès repose sur sa capacité à évoluer.
  • L’intégration de l’IA avec HubSpot a permis un système de qualification des leads fluide et basé sur les données, qui a amélioré l’efficacité commerciale sans perdre la touche humaine.

À mesure que davantage d’entreprises explorent des solutions commerciales pilotées par l’IA, l’histoire d’Interprefy illustre puissamment comment l’IA peut améliorer le processus de vente, en rendant les équipes plus efficaces, efficientes et focalisées sur les bonnes opportunités.
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Sven Schumacher
Sven Schumacher
Interprefy

« En adoptant l’IA, nous avons pris un risque calculé qui a payé. Les retours de notre équipe commerciale ont été extrêmement positifs, et la capacité à se concentrer sur des leads de qualité a transformé notre processus de vente.Nous sommes enthousiastes à l’idée de continuer à affiner et à faire évoluer la solution pour répondre aux besoins futurs. »

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