Die 3 besten CRM-Systeme im Vergleich

HubSpot, Salesforce und Dynamics 365 gehören eindeutig in die Top 3 der CRM-Systeme. Aber welches von ihnen ist am besten für Ihre Bedürfnisse geeignet?

Beim Vergleich von CRM-Software müssen Sie eine endlose Liste von Kriterien berücksichtigen. Dazu gehören Benutzerfreundlichkeit/UX, Benutzerrechte, Self-Service, Integrationen, Individualisierungsmöglichkeiten, Sicherheit, Vertriebsautomatisierung, Marketingautomatisierung, Serviceautomatisierung, CMS-Integration, Kosten und Skalierbarkeit – um nur einige zu nennen!

Bei so vielen Kriterien ist es schwierig, zu wissen, wo man anfangen soll. Einige der wichtigsten Auswahlkriterien, über die Sie nachdenken sollten, stellen wir Ihnen hier vor.

CRM-Auswahlkriterien

Wichtig ist zunächst, wie einfach das System einzurichten, zu nutzen und zu verwalten sein wird.

Anschließend müssen Sie die Anforderungen aller Funktionen in Ihrem Unternehmen ermitteln und deren Meinung einholen – vom Vertrieb über Marketing bis hin zum Service-Team.

Das Ziel ist, dass Ihr CRM eine bessere Erfahrung für Ihre Kunden und Mitarbeiter ermöglicht. Je nachdem, für welche Plattform Sie sich entscheiden, kann dies entweder zu mehr Effizienz, Benutzerakzeptanz und höherer Kundenzufriedenheit führen, oder aber zu einer Vielzahl an Problemen.

Um Letzteres zu vermeiden, müssen Sie drei wichtige CRM-Elemente berücksichtigen:

• Benutzerberechtigungen: Die Verwaltung des CRM-Systems muss einfach sein.

• Reporting: Sie sollten effektive Berichte erstellen können.

• Marketing: Sie sollten in der Lage sein, via CRM zu kommunizieren.

Im Folgenden werden wir diese Punkte genauer betrachten und prüfen, wie HubSpot, Salesforce und Dynamics 365 diesbezüglich abschneiden.

Die 3 wichtigsten CRM-Elemente

Benutzerberechtigungen

Effektive Benutzer- und Teamberechtigungen sind bei der Auswahl einer CRM-Plattform von entscheidender Bedeutung, da falsche Benutzerberechtigungen schnell zu internen Sicherheits- und Datenintegritätsproblemen innerhalb einer Organisation führen können. 

Bei der Auswahl von CRM-Systemen sollten Sie sich die folgenden Fragen stellen:

• Wie viele Benutzer möchten Sie auf der Plattform einrichten?

• In welcher Weise sind diese Benutzer in Teams aufgeteilt?

• In Bezug auf Sicherheit: Wie wichtig ist es, festzulegen, wer Datensätze oder Objekte einsehen und bearbeiten kann?

• Wie wichtig ist es für Sie, zu vermeiden, dass doppelte Datensätze angelegt werden?

Lassen Sie uns mithilfe einer einfachen Aufgabe sehen, wie die Top 3 CRM-Systeme mit Benutzerberechtigungen umgehen:

Ein Vertriebsmitarbeiter hat das Unternehmen verlassen, doch ein Nachfolger wurde eingestellt. Richten Sie einen neuen Benutzer ein, ordnen Sie ihn einem Team zu und weisen Sie ihm die Benutzerrolle "Vertriebsmitarbeiter" zu.

Verschieben Sie alle Deals, Leads und Accounts vom bisherigen Vertriebsmitarbeiter auf den neuen Benutzer.

Wie Sie sehen können, ist es zwar relativ einfach, einen neuen Benutzer in Salesforce zu erstellen, aber das Verschieben aller Geschäfte, Leads und Konten von einem Benutzer zu einem anderen ist ohne die Verwendung einer benutzerdefinierten Kategorie nicht durchführbar.

Diese Aufgabe lässt sich zwar auch mit Dynamics 365 erledigen, aber der Prozess ist im Vergleich zu HubSpot viel komplizierter, da das Filtern von Geschäften, Leads und Accounts nach Benutzer die Verwendung von booleschen Ausdrücken erfordert.

HubSpot bietet außerdem benutzerdefinierte Eigentumseigenschaften, die es ermöglichen, auf einfache Weise Konzepte für Benutzerberechtigungen und Objektsichtbarkeit zu erstellen, wie z. B. vier verschiedenen Teams Zugriff auf ein einziges Geschäft in HubSpot zu geben, wie im folgenden Beispiel gezeigt wird. Wenn man vergleicht, wie HubSpot und Dynamics mit diesem Thema umgehen, wird deutlich, dass eine solche Einrichtung in Dynamics 365 nicht möglich ist, ohne Datensicherheit zu gefährden.

Reporting

Wir alle wissen, dass Reporting wichtig ist, aber was viele Leute oft überrascht, ist die Fähigkeit von CRM-Plattformen, effektiv Berichte zu erstellen, und zwar nicht nur in Bezug auf Benutzerfreundlichkeit, sondern auch auf Kosten. 

Bei der Bewertung von CRM-Systemen sollten Sie sich fragen:

• Sind die Funktionen zur Berichterstattung und Datenvisualisierung mit zusätzlichen Kosten verbunden?

• Wenn Sie mehrere Produkte (Hubs/Clouds) eines Anbieters verwenden, benötigen Sie dann ein weiteres Produkt, um Berichte zu erstellen, oder werden die Daten der anderen Produkte berücksichtigt?

• Wie einfach ist es, Berichte zu erstellen und weiterzuentwickeln; brauchen Sie dafür einen Experten?

• Gibt es vorgefertigte Berichte, die die Zeit bis zur Wertschöpfung verkürzen können?

• Wenn Sie ein Data Warehouse haben, wie einfach ist es, Ihre CRM-Daten in das Warehouse zu übertragen?

Sehen wir uns an, wie die Top 3 CRM-Systeme Reporting handhaben – mit einer weiteren einfachen Aufgabe:

Erstellen Sie ein Dashboard mit 25 Best-Practice-Berichten, um den Status der Pipeline, der Interessenten und Kunden zu überwachen. Geben Sie Ihrem Team Zugang zu diesem Dashboard.

Wie Sie sehen können, ist die Einrichtung und Instandhaltung von Reports in Dynamics 365 und Salesforce kein leichtes Unterfangen. In Dynamics 365 ist Reporting ohne die Verwendung von benutzerdefinierten Berichten nicht möglich. Ähnlich verhält es sich in Salesforce. Zwar gibt es dort vorgefertigte Berichte, aber deren Einrichtung ist aufgrund seiner Benutzeroberfläche umständlich.

In der Regel ist die IT-Abteilung zuständig für alles, was mit Berichten zu tun hat. 

Das bedeutet, dass Vermarkter und Vertriebsmitarbeiter IT-Tickets öffnen, den gewünschten Bericht beschreiben, auf seine Implementierung warten, ihn mehrmals überprüfen müssen, etc.

In HubSpot liegt die Berichterstellung in den Händen der Personen, die die Berichte benötigen, und mit HubSpot Pro und höheren Versionen können individuelle Dashboards erstellt werden, die jeweils bis zu 30 verschiedene Berichte enthalten.

Marketing

Warum ist Marketing so wichtig? Neben der Aufzeichnung von Interaktionen mit einem Kunden oder Interessenten sollte eine der wichtigsten CRM-Funktionen immer darin bestehen, dass Sie mit ihnen kommunizieren können.

Bei der Auswahl Ihres CRMs sollten Sie sich fragen:

• Müssen Sie ein separates Produkt kaufen und es integrieren, nur um mit Ihren Kunden und Interessenten kommunizieren zu können?

• Wie einfach können Sie Ihre Daten nutzen, um Marketingkampagnen zu personalisieren?

Lassen Sie uns anhand einer letzten alltäglichen Aufgabe sehen, wie die 3 besten CRM-Systeme Marketing handhaben:

Senden Sie Ihren Kontakten eine E-Mail, in der Sie die Werte Ihres Unternehmens erläutern, wenn Ihr Deal die Angebotsphase erreicht.

Erstellen Sie eine Automatisierung, bei der der erste Schritt eine Willkommens-E-Mail ist, die den Kontakt mit Namen begrüßt und die Unternehmenswerte enthält.

Als Nächstes melden Sie den Kontakt bei einer Facebook-Zielgruppe an, damit er 3 Tage lang eine Bannerwerbekampagne sieht. 

Der dritte Schritt sollte eine Textnachricht an den Kontakt sein, in der es heißt: "Wir können es kaum erwarten, mit Ihnen zu arbeiten".

Erstellen Sie schließlich eine Aufgabe für den Vertriebsmitarbeiter, um ihn darüber zu informieren, dass die Angebotskampagne für dieses Geschäft nun abgeschlossen ist.

Wie Sie sehen können, kann Salesforce zwar E-Mail-Automatisierungen ausführen, aber komplexere Automatisierungen wie das Aufnehmen des Kontakts in eine Facebook-Kampagne oder das Versenden einer Textnachricht sind ohne Anwendungen von Drittanbietern oder benutzerdefinierten Integrationen nicht möglich.

In ähnlicher Weise unterstützt Dynamics 365 weder Facebook noch SMS von Hause aus, was bedeutet, dass diese Aufgabe nur mit benutzerdefinierten Integrationen erledigt werden kann.

HubSpot hingegen lässt sich standardmäßig in eine Vielzahl von Apps und Lösungen integrieren, darunter auch in eine breite Palette von SMS-Anbietern, sodass Sie problemlos mit der SMS-Plattform Ihrer Wahl arbeiten können.

Finden Sie das richtige CRM

Bei einem Vergleich von Salesforce vs. HubSpot vs. Dynamics 365 im Hinblick auf eine Reihe einfacher, alltäglicher Aufgaben wird schnell deutlich, welche Plattform in Bezug auf Benutzerfreundlichkeit, Funktionen und Integrationen die beste ist.

Obwohl sowohl Salesforce als auch Dynamics 365 leistungsstarke Lösungen sind, können viele alltägliche Aufgaben nicht sofort erledigt werden und erfordern benutzerdefinierte Integrationen. HubSpot hingegen bietet eine Vielzahl von Funktionen, mit denen Sie problemlos komplexe Automatisierungen, Workflows und weitere Lösungen erstellen können.

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