Atlas HXM Fallstudie

Einführung in Atlas

Atlas HXM, ein weltweit führendes Unternehmen im Bereich Prozessmanagement, war bestrebt, erhebliche Herausforderungen zu überwinden, die die Effizienz seiner Abläufe behinderten und seine globale Reichweite einschränkten.

Das Huble-Team unterstützte Atlas bei der Umgestaltung ihrer Verkaufsprozesse, Preismodelle und Genehmigungssysteme durch die Implementierung von hochmodernen Automatisierungs- und Integrationslösungen.

Diese Fallstudie beschreibt den Weg von Atlas bei der Überwindung komplexer Hürden und der Neugestaltung ihrer Abläufe, was zu einer verbesserten Leistung und einem nachhaltigen Geschäftswachstum führte.

Management von Verkaufsprozessen

Die Herausforderung:

Atlas hatte mit einem unzusammenhängenden Vertriebsprozess zu kämpfen, der in erster Linie auf das Fehlen eines kohärenten Systems zur Bearbeitung mehrerer Lead-Sourcing-Aktivitäten zurückzuführen war. Das Unternehmen wurde mit Leads aus verschiedenen Quellen, Offline-Lead-Qualifizierung, Opportunity-Qualifizierungsaktivitäten und mehrfach konfigurierten Pipelines überschwemmt. Dies führte zu einem ineffizienten Prozess, dem es an einer einheitlichen Datenerfassung und einem Rahmen für die Aktivitäten fehlte, was erhebliche Risiken für die Leistung des Unternehmens mit sich brachte.

Angesichts einer Vielzahl von Lead-Sourcing-Aktivitäten, die aus unterschiedlichen Richtungen kamen, benötigte Atlas einen systematischen Ansatz, um alle Leads in einen einheitlichen Vertriebsprozess und eine einheitliche Pipeline zu leiten. Offline (Excel) durchgeführte Lead-Scoring- und Qualifizierungsaktivitäten verschlimmerten das Problem und führten zu einer Matrix von chaotischen Pre-Sales-Trichtern, die die Situation weiter verkomplizierten.

Die Lösung:

Unser Team erkannte, dass eine nahtlose Lösung erforderlich war, um sich in diesem Labyrinth zurechtzufinden. Die Lösung kam in Form von HubSpot, das leistungsstarke Automatisierungsfunktionen zur Bewältigung der zentralen Herausforderungen bot. Wir automatisierten erfolgreich vier Lead-Trichter (Marketing, SDR, BDM und Partner), die in der Vertriebsabteilung ankommen. Dies bedeutete, dass alle Leads, unabhängig von ihrer Quelle, an einem einzigen Punkt zusammenliefen, was den Vertriebsprozess vereinfachte und die Effizienz steigerte.

Atlas blieb nicht dabei stehen. Sie nutzten HubSpot, um ihre verschiedenen Pipelines in einer einzigen, zweckmäßigen Pipeline zu konsolidieren. Durch die Erstellung von benutzerdefinierten Eigenschaften und Abschnitten für die Geschäftsansicht in HubSpot stellte Atlas eine einheitliche Datenerfassung sicher und skizzierte Aktivitäten für den Vertriebsprozess. Dadurch wurde ein gut strukturierter, effizienter und transparenter Vertriebsprozess gewährleistet, der die Produktivität des Vertriebsteams erheblich verbesserte.

Komplexe Preisbildungsmodelle

Die Herausforderung:

Mit seiner globalen Präsenz stand Atlas vor einer weiteren großen Herausforderung: der Verwaltung komplexer Preismodelle. Das bestehende System, HubSpot, war nicht in der Lage, unterschiedliche Preisgestaltungen und Einzelposten auf Länderbasis zu verwalten.

Das Atlas-Team musste auf arbeitsintensive manuelle Prozesse zurückgreifen und Excel-Tabellen verwenden, um diese komplexe Aufgabe zu bewältigen.

Der SOW- und ROI-Rechner von Atlas war zwar ein nützliches Tool, aber aufgrund der schieren Menge an Preisinformationen, Formeln, Logik und Regeln, die es zu berechnen galt, nicht einfach zu bedienen.

Die Lösung:

Wir wandten uns an DealHub, um diese Herausforderung zu lösen. Die robusten Funktionen von DealHub ermöglichten es Atlas, komplexe Preisstrukturen zu handhaben und genaue Preisangebote für jedes Land zu machen. Durch die Konfiguration des Preisbuchs mit den richtigen Formeln und Regeln im Backend pro Produkt und Land konnte Atlas den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Preisgestaltung und die Angebotserstellung erheblich reduzieren.

Darüber hinaus war die Lokalisierungsfunktion von DealHub ein großer Segen für Atlas, da sie Flexibilität und einfache Sprachanpassung bietet. Das System wurde zunächst in Englisch und Portugiesisch entwickelt, wobei geplant ist, weitere acht Sprachen hinzuzufügen, um den globalen Betriebsanforderungen gerecht zu werden.

Manuelle Dokumentenerstellung

Die Herausforderung:

In seinem Bestreben, einen hervorragenden Kundenservice zu bieten, hatte Atlas mit einem weiteren arbeitsintensiven Prozess zu kämpfen - der manuellen Erstellung von Ausgabedokumenten wie Angeboten, Vorschlägen und MSA- und SOW-Verträgen.

Dieser Prozess war nicht nur zeitaufwändig, sondern auch anfällig für Fehler, Probleme mit der Versionskontrolle und doppelte Arbeit. Die manuelle Erstellung der MSA-Vorlage von Atlas führte häufig zu Ungenauigkeiten, was zu einem erhöhten Arbeitsaufwand und einer geringeren Effizienz führte.

Die Lösung:

Atlas fand einen neuen Weg, diese Herausforderung zu bewältigen, und nutzte einmal mehr die Möglichkeiten von DealHub. Es wurde ein "Playbook"-System implementiert, das es den Verkäufern ermöglichte, alle benötigten Unterlagen schnell und effizient zu erstellen. Dieses personalisierte Ablaufsystem umfasste 10 Abschnitte, die der Vertriebsmitarbeiter befolgen und ausfüllen musste, um die Erstellung eines Markenangebots und eines SOW zu automatisieren.

Das System nutzte einen Entscheidungsbaum oder eine Empfehlungsmaschine, die relevante Fragen auf der Grundlage früherer Antworten und des Lösungsdesigns des ausgewählten Produkts generierte. Mit eingebetteten Formeln und Regeln für die korrekte Berechnung und Verkettung von Einzelposten wurde das Playbook zu einem entscheidenden Faktor im Verkaufsprozess von Atlas.

Dadurch konnte das Vertriebsteam nun innerhalb von Minuten hochgradig angepasste, markengeschützte Dokumente erstellen, ohne dass dafür detaillierte technische Kenntnisse erforderlich waren. Darüber hinaus stehen diese Dokumente in mehreren Sprachen zur Verfügung, was das Gesamterlebnis für den Kunden verbessert.

Offline-Rabatt- und Genehmigungsmanagement

Die Herausforderung:

Das Genehmigungs- und Rabattverwaltungssystem von Atlas war ein verworrener Prozess. Da das vorhandene Tool HubSpot nicht in der Lage war, die Komplexität der Genehmigungsregeln auf der Grundlage von Preisen und Ländern zu verwalten, musste Atlas auf ein Offline-Management zurückgreifen.

Dies erforderte eine umfangreiche Programmierung, bei der zahlreiche Variablen wie Regionen, Währungen, Kundenrabatte, Pakete und Rabattgenehmigungsprozesse berücksichtigt werden mussten.

Die Lösung:

Die robusten Funktionen von DealHub kamen wieder einmal zur Rettung. Dank der Möglichkeit, mehrere Regeln und Workflows für Genehmigungen hinzuzufügen, konnte Atlas mit DealHub einen effizienten, länderspezifischen Genehmigungsprozess und Genehmiger konfigurieren.

Dadurch wurden die früheren Komplexitäten effektiv gelöst und der gesamte Prozess online gestellt, wodurch Fehler minimiert und die Effizienz gesteigert wurden.

Manuelle Währungsumrechnung

Die Herausforderung:

Da Atlas in mehreren Ländern tätig ist, stand das Unternehmen vor der Herausforderung, die Währungsumrechnung für Geschäfte manuell durchzuführen. Außerdem gab es keine Möglichkeit, in DealHub einen Umrechnungskurs für jedes Geschäft zu generieren.

Die Lösung:

Um diese Herausforderung zu meistern, setzte Atlas die Currency R8 Marketplace App ein. Dieses Tool liefert den Umrechnungskurs für jedes Geschäft an DealHub und automatisiert so den Währungsumrechnungsprozess.

Folglich wird der Geschäftsbetrag in die Firmenwährung ($) umgerechnet, um in der Firmenwährung berichten zu können, was einen reibungsloseren internationalen Betrieb ermöglicht.

Ergebnisse

Die Integration von DealHub und HubSpot führte zu einem starken Synergieeffekt, der die Geschäftsabläufe von Atlas veränderte. Die Fähigkeit von DealHub, alle Informationen mit einer Kombination aus nativen und benutzerdefinierten Eigenschaften von HubSpot zu synchronisieren, war ausschlaggebend. Dies ermöglichte Atlas die Erstellung komplexer benutzerdefinierter Berichte für seine Kunden und die Optimierung von Prognosen. Dank der Formeln in DealHub, die bereits berechnete Beträge an HubSpot zurücksynchronisieren, kann Atlas nun sofortige monatliche Umsatzprognosen vom organischen Wachstum über 12 Monate unterscheiden.

Darüber hinaus speisen die Daten aus der Integration auch Auftragnehmerpreise und Umsatzinformationen in Atlas und PowerBi ein, die für die Rechnungsstellung verwendet und mit Daten aus anderen Systemen kombiniert werden, um leistungsfähigere Prognosen zu erstellen.

Die wichtigsten Erkenntnisse

Durch die Bewältigung dieser komplexen Herausforderungen konnte Atlas seine Vertriebsprozesse erheblich vereinfachen, was zu einer reibungsloseren Benutzererfahrung im Vertrieb und einer erstklassigen Berichterstattung führte. Das Unternehmen kann nun schnell und präzise Angebote erstellen, Angebote auf der Grundlage komplexer Preisstrukturen einfach ausarbeiten und hochgradig individualisierte, markengeschützte Dokumente generieren. Vor allem aber kann das Unternehmen jetzt Rabatte und Genehmigungen automatisch verwalten, was einen bemerkenswerten Schub für seine Abläufe bedeutet.

Die Transformationsreise von Atlas zeigt anschaulich, wie stark Automatisierung und Integration bei der Neuerfindung von Geschäftsprozessen sind. Durch die nahtlose Integration von HubSpot, DealHub und der Currency R8 Marketplace App konnte Atlas komplexe betriebliche Herausforderungen bewältigen und eine beispiellose Effizienz in seinen globalen Abläufen erreichen. Atlas ist ein Beweis dafür, dass Unternehmen mit den richtigen Tools und innovativem Denken auch die komplexesten Herausforderungen meistern und einen Weg zu beispiellosem Wachstum beschreiten können.

Zeitplan des Projekts

Beginn der Entdeckungsphase - Dezember 2022:

Das Projekt begann Anfang Dezember 2022 mit dem Start der Erkundungsphase. Huble leitete den Erkundungsprozess ein und konzentrierte sich auf die Konfiguration von Sales Hub, Marketing Hub CRM und DealHub. Gegen Ende Dezember 2022 wurde auch der Service Hub in den Projektumfang aufgenommen.

Deal Hub / Data Mapping & Konfiguration Beginn - Februar 2023:

Im Februar 2023 begann das Huble-Team mit dem Konfigurationsprozess für alle vier Hubs und nutzte dabei die Erkenntnisse aus ausführlichen Discovery-Workshops und detaillierter Dokumentation. Die Zusammenarbeit zwischen Huble und Atlas HXM war entscheidend für die Durchführung umfangreicher Datenmapping-Übungen für den Deal Hub und die Bestimmung der Datenmigrationsanforderungen.

Schulung - Anfang März 2023:

Anfang März 2023 begannen die Schulungen für die Teams von Atlas HXM. Die Vertriebs-, Marketing- und Serviceteams wurden geschult, um sie mit den Funktionen und Merkmalen der HubSpot-Plattform vertraut zu machen.

DealHub geht in Betrieb - 6. März 2023:

Am 6. März 2023 wurde die DealHub-Instanz auf der Grundlage der von Huble durchgeführten sorgfältigen Mapping- und Konfigurationsarbeit erfolgreich gestartet. Dies war ein wichtiger Meilenstein im Projekt, der es Atlas HXM ermöglichte, seine Geschäftsverwaltungsprozesse zu rationalisieren und die von DealHub gebotenen Möglichkeiten zu nutzen.

Marketing und Vertrieb gehen live - 30. März 2023:

Ende März 2023 ermöglichte Huble das Go-Live der Marketing- und Sales-Hub-Konfigurationen. Die Einführung wurde zunächst an Tester (Fachexperten) weitergegeben, um eine reibungslose Integration zu gewährleisten und die neuen Berechtigungen zu bewerten. Dieser stufenweise Ansatz ermöglichte notwendige Anpassungen vor dem endgültigen Rollout für alle Benutzer.

Live-Schaltung des Dienstes und der Endbenutzerberechtigungen sowie Abschluss der Migration der Altdaten - 17. April 2023:

Am 17. April 2023 ging die Konfiguration des Service-Hubs in Betrieb und gewährte den Endnutzern Zugang. Außerdem wurde die Migration der Altdaten auf der Grundlage der überarbeiteten Konfiguration abgeschlossen. Dies war ein bedeutender Erfolg, da Atlas HXM erfolgreich von seinen vorherigen Systemen auf die neue HubSpot-Umgebung umgestellt hat.

Durch einen klar definierten Projektzeitplan und gemeinsame Anstrengungen unterstützte Huble Atlas HXM effizient bei der Implementierung der Vertriebs-, Marketing- und Servicetools von HubSpot. Die nahtlose Ausführung verschiedener Meilensteine stellte ein erfolgreiches Projektergebnis sicher und ermöglichte es Atlas HXM, seine Abläufe zu optimieren und die Gesamteffizienz zu verbessern.

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