Révolutionner la gestion des processus de vente pour Atlas HXM

Comment Huble a transformé ses opérations grâce à des solutions CPQ innovantes de HubSpot et DealHub

Introduction à l'Atlas

Atlas HXM, une entité mondiale de premier plan dans le domaine de la gestion des processus, cherchait à surmonter des défis importants qui entravaient l'efficacité de ses opérations et limitaient sa portée mondiale.

L'équipe Huble a aidé Atlas à transformer ses processus de vente, ses modèles de tarification et ses systèmes d'approbation en mettant en œuvre des solutions d'automatisation et d'intégration de pointe.

Cette étude de cas retrace le parcours d'Atlas qui a surmonté des obstacles complexes et réinventé ses opérations, ce qui a permis d'améliorer les performances et la croissance durable de l'entreprise.

Voir Ciaran McGowan parler des exigences clés dans cette vidéo :
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Gestion du processus de vente

Le défi :

Atlas était aux prises avec un processus de vente décousu, principalement en raison de l'absence d'un système cohérent pour gérer les multiples activités de recherche de prospects. L'organisation était inondée de prospects provenant de différentes sources, de qualifications de prospects hors ligne, d'activités de qualification d'opportunités et de multiples pipelines configurés. Il en résultait un processus inefficace, dépourvu d'un cadre unifié de capture de données et d'activités, ce qui présentait des risques importants pour les performances de l'entreprise.

Avec une variété d'activités d'approvisionnement en prospects provenant de différentes directions, Atlas avait besoin d'une approche systématique pour canaliser tous les prospects dans un processus de vente et un pipeline cohésifs. Les activités d'évaluation et de qualification des prospects hors ligne (Excel) aggravaient le problème, ce qui se traduisait par une matrice d'entonnoirs d'avant-vente chaotiques qui compliquaient encore la situation.

La solution :

Notre équipe a reconnu qu'une solution transparente était nécessaire pour naviguer dans ce labyrinthe. La solution s'est présentée sous la forme de HubSpot, qui offrait de puissantes capacités d'automatisation pour relever les principaux défis. Nous avons réussi à automatiser quatre entonnoirs de prospects (Marketing, SDR, BDM et Partenaire) entrant dans le département des ventes. Ainsi, toutes les pistes, quelle que soit leur source, convergeaient vers un point unique, ce qui simplifiait le processus de vente et améliorait l'efficacité.

Atlas ne s'est pas arrêté là. Il a utilisé HubSpot pour consolider ses multiples pipelines en un pipeline unique et adapté. En créant des propriétés personnalisées et des sections de visualisation des affaires dans HubSpot, Atlas a assuré une saisie uniforme des données et a défini les activités du processus de vente. Cela a permis de mettre en place un processus de vente bien structuré, efficace et transparent, améliorant ainsi de manière significative la productivité de l'équipe de vente.

Modèles de tarification complexes

Le défi :

Avec une présence mondiale, Atlas a dû faire face à un autre défi de taille : la gestion de modèles de tarification complexes. Leur système existant, HubSpot, n'était pas en mesure de gérer les différents prix et éléments de ligne par pays.

L'équipe d'Atlas a dû recourir à des processus manuels à forte intensité de main-d'œuvre, en utilisant des feuilles Excel pour gérer cette tâche complexe.

Le calculateur SOW & ROI d'Atlas, bien qu'étant un outil utile, est devenu difficile à utiliser en raison du volume d'informations sur les prix, des formules, de la logique et des règles qu'il devait calculer.

La solution :

Nous nous sommes tournés vers DealHub pour résoudre ce problème. Les capacités robustes de DealHub ont permis à Atlas de gérer des structures de prix complexes et d'offrir des devis précis pour chaque pays. En configurant le cahier des prix avec les formules et les règles correctes dans le backend par produit et par pays, Atlas a réduit de manière significative le temps et les efforts nécessaires à la tarification et à l'établissement des devis.

De plus, la capacité de localisation de DealHub a été un atout majeur pour Atlas, car elle offre une flexibilité et une facilité d'adaptation linguistique. Le système a d'abord été conçu en anglais et en portugais, mais il est prévu d'ajouter huit autres langues pour répondre aux besoins opérationnels mondiaux.

Création manuelle de documents

Le défi :

Dans sa quête d'un service à la clientèle exceptionnel, Atlas était confronté à un autre processus à forte intensité de main-d'œuvre - la création manuelle de documents de sortie tels que les devis, les propositions et les contrats MSA et SOW.

Ce processus n'était pas seulement chronophage, il était aussi source d'erreurs, de problèmes de contrôle des versions et de duplication des efforts. La création manuelle du modèle Atlas MSA se traduisait souvent par des inexactitudes, ce qui augmentait la charge de travail et réduisait l'efficacité.

La solution :

Atlas a trouvé une nouvelle façon de relever ce défi, en utilisant une fois de plus les capacités de DealHub. Ils ont mis en place un système de "Playbook" qui a permis aux vendeurs de générer rapidement et efficacement toute la documentation nécessaire. Ce système de flux personnalisé comportait 10 sections que l'utilisateur commercial devait suivre et compléter, automatisant ainsi la génération d'une proposition de marque et d'un cahier des charges.

Le système utilisait un arbre de décision ou un moteur de recommandation, générant des questions pertinentes en fonction des réponses précédentes et de la conception de la solution du produit sélectionné. Avec des formules et des règles intégrées pour calculer et concaténer correctement les postes, le Playbook a changé la donne dans le processus de vente d'Atlas.

En conséquence, l'équipe de vente peut désormais générer en quelques minutes des documents de marque hautement personnalisés, sans avoir besoin de connaissances techniques détaillées. En outre, ces documents sont disponibles en plusieurs langues, ce qui améliore l'expérience globale du client.

Voir Atlas Dealroom en action :
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Gestion des remises et des approbations hors ligne

Le défi :

Le système d'approbation et de gestion des remises d'Atlas était un processus alambiqué. Comme leur outil existant, HubSpot, n'était pas en mesure de gérer la complexité des règles d'approbation basées sur les prix et les pays, Atlas a dû recourir à une gestion hors ligne.

Cela impliquait une programmation extensive, incorporant de nombreuses variables telles que les régions, les devises, les remises clients, les forfaits et les processus d'approbation des remises.

La solution :

Les capacités robustes de DealHub sont une fois de plus venues à la rescousse. Avec la possibilité d'ajouter de multiples règles et flux de travail pour les approbations, DealHub a permis à Atlas de configurer un processus d'approbation et un approbateur efficaces et spécifiques à chaque pays.

Cela a permis de résoudre les difficultés antérieures et de mettre en ligne l'ensemble du processus, en minimisant les erreurs et en améliorant l'efficacité.

Conversion manuelle des devises

Le défi :

Avec des opérations réparties dans plusieurs pays, Atlas était confronté au défi de la conversion manuelle des devises pour les transactions. De plus, il n'était pas possible de générer un taux de conversion dans DealHub pour chaque transaction.

La solution :

Pour résoudre ce problème, Atlas a déployé l'application Marketplace Currency R8. Cet outil fournit le taux de conversion à DealHub pour chaque transaction, automatisant ainsi le processus de conversion des devises.

Par conséquent, le montant de la transaction est converti dans la devise de l'entreprise ($) pour être rapporté dans la devise de l'entreprise, ce qui facilite les opérations internationales.

Voir Ciaran McGowan parler des points de douleur dans cette vidéo :
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Résultats

L'intégration de DealHub et HubSpot a donné lieu à un puissant effet de synergie qui a transformé les opérations commerciales d'Atlas. La capacité de DealHub à synchroniser toutes les informations avec une combinaison de propriétés natives et personnalisées de HubSpot a été déterminante. Elle a permis à Atlas de créer des rapports personnalisés complexes pour ses clients et de rationaliser les prévisions. Ainsi, Atlas peut désormais différencier les prévisions de ventes mensuelles immédiates de la croissance organique sur 12 mois, grâce aux formules de DealHub qui synchronisent les montants déjà calculés avec HubSpot.

De plus, les données issues de l'intégration alimentent également Atlas et PowerBi en informations sur les prix et les revenus des entrepreneurs, qui sont utilisées pour la facturation et combinées avec des données provenant d'autres systèmes pour des prévisions plus puissantes.

Principaux enseignements

En surmontant ces défis complexes, Atlas a considérablement simplifié ses processus de vente, ce qui s'est traduit par une expérience plus fluide pour les utilisateurs et des rapports de premier ordre. L'entreprise peut désormais établir des devis rapidement et avec précision, élaborer facilement des propositions basées sur des structures de prix complexes et générer des documents hautement personnalisés et marqués. Plus important encore, l'entreprise peut désormais gérer automatiquement les remises et les approbations, ce qui donne un élan remarquable à ses opérations.

Le parcours de transformation d'Atlas démontre de manière éclatante le pouvoir de l'automatisation et de l'intégration dans la réinvention des processus d'entreprise. L'intégration transparente de HubSpot, DealHub et de l'application Marketplace de Currency R8 a permis à Atlas de surmonter des défis opérationnels complexes et d'atteindre une efficacité inégalée dans ses opérations globales. Atlas témoigne du fait qu'avec les bons outils et une pensée innovante, les entreprises peuvent relever les défis les plus complexes et se frayer un chemin vers une croissance sans précédent.

Voir Ciaran McGowan parler des principaux enseignements dans cette vidéo :
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Vous pouvez visionner l'intégralité du webinaire Accelerating Sales : HubSpot & DealHub en action en cliquant ici.

Calendrier du projet

Début de la phase de découverte - décembre 2022 :

Le projet a démarré début décembre 2022 avec le lancement de la phase de découverte. Huble a initié le processus de découverte, en se concentrant sur la configuration de Sales Hub, Marketing Hub CRM et DealHub. Vers la fin du mois de décembre 2022, Service Hub a également été ajouté à la portée du projet.

Deal Hub / Data Mapping & Configuration Commencement - Feb 2023 :

En février 2023, l'équipe Huble a commencé le processus de configuration dans les quatre hubs, en utilisant les idées recueillies lors d'ateliers de découverte approfondis et une documentation détaillée. La collaboration entre Huble et Atlas HXM a été déterminante dans la conduite d'exercices approfondis de cartographie des données pour le Deal Hub et la détermination des exigences en matière de migration des données.

Formation - Début mars 2023 :

Au début du mois de mars 2023, des sessions de formation ont été lancées pour les équipes d'Atlas HXM. Des formations ont été menées pour les équipes de vente, de marketing et de service afin de les familiariser avec les fonctionnalités et les caractéristiques de la plateforme HubSpot.

DealHub est en ligne - 6 mars 2023 :

Le 6 mars 2023, l'instance DealHub a été lancée avec succès sur la base du travail méticuleux de cartographie et de configuration effectué par Huble. Cela a marqué une étape importante dans le projet, permettant à Atlas HXM de rationaliser leurs processus de gestion des transactions et de tirer parti des capacités offertes par DealHub.

Mise en service du marketing et des ventes - 30 mars 2023 :

À la fin du mois de mars 2023, Huble a facilité la mise en service des configurations des hub Marketing et Ventes. Le lancement a d'abord été effectué par des testeurs (experts en la matière) afin d'assurer une intégration harmonieuse et d'évaluer les nouvelles autorisations. Cette approche progressive a permis de procéder à tous les ajustements nécessaires avant le déploiement final pour tous les utilisateurs.

Mise en service du service et des autorisations des utilisateurs finaux et achèvement de la migration des anciennes données - 17 avril 2023 :

Le 17 avril 2023, la configuration de la plate-forme de services a été mise en service, accordant l'accès aux utilisateurs finaux. En outre, le processus de migration des données a été achevé sur la base de la configuration révisée. Ceci a marqué un accomplissement significatif car Atlas HXM a réussi la transition de ses systèmes précédents vers le nouvel environnement HubSpot.

Grâce à un calendrier de projet bien défini et à des efforts de collaboration, Huble a efficacement soutenu Atlas HXM dans la mise en œuvre des outils de vente, de marketing et de service de HubSpot. L'exécution transparente des différentes étapes du projet a permis à Atlas HXM d'optimiser ses opérations et d'améliorer son efficacité globale.
Ciaran headshot
Ciaran McGowan
Director of Business Process Management, Atlas HXM

"C'était un plaisir de travailler avec l'équipe Huble. Taryn, Odette, Dan, Anrika, Laura et Michael sont des personnes formidables et ont fait un très bon travail pour nous en standardisant nos processus et en mettant en place les bonnes bases de HubSpot."

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